Undgå fejlforsendelser med korrekt adressering

 

 

 

mand-paa-adresse

Hvis I som virksomhed jævnligt sender e-mails, breve eller magasiner ud til kundeemner, har I garanteret også oplevet, at der indimellem opstår fejlforsendelser.

Fejlforsendelser kan nemlig hurtigt opstå, hvis man har en stor kundedatabase eller en lang liste med kundeemner og adresser, som benyttes hver gang et magasin, brev eller en direct mail kampagne skal udsendes, men som måske sjældent bliver opdateret. Dermed er fejlforsendelser spildte kroner, der måske kunne være brugt andetsteds i virksomheden.

Hvis I som virksomhed gerne vil undgå fejlforsendelser, er det vigtigt at gøre brug af en korrekt adressering, og får sendt breve og magasiner ud til de kunder, der er interesseret i at høre fra jer.

Korrekt adressering kræver databehandling

For at undgå fejlforsendelser, er en korrekt adressering som nævnt rigtig vigtig. En korrekt adressering kræver dog, at I har en valideret liste med eksisterende og potentielle kunders adresse, som I kan tage udgangspunkt i til jeres breve og magasiner.

Til dette kan I gøre brug af databehandling. Med databehandling menes rensning af jeres kundedatabase, hvor der ryddes op i jeres kunders oplysninger. Dubletter samt forkerte, forældede og mangelfulde adresser bliver sorteret fra, så I til sidst har en valideret liste med kundedata og korrekte adresser. En distributionsvirksomhed kan udføre databehandling for jer, men I kan også selv gennemgå jeres kundedatabase og lister med kundeemner og tjekke dem igennem for fejl, mangler og dubletter.

Husk at det er jeres ansvar, at sørge for at der er givet samtykke efter de nye GDPR-regler til at I må opbevare og behandle de kundeoplysninger I har indsamlet, og som I kommer til at indsamle i fremtiden. Samtidig skal I også huske at tjekke med Robinsonlisten og sikre jer, at der ikke er nogle af jeres kundeemner, der fremgår af denne liste. Hvis I sender markedsføringsmateriale til en person, der fremgår af listen, kan I risikere at få en bøde. Sørg derfor for også at tjekke Robinsonlisten.

brevpost

Husk tydelige og læsbare adresser

En anden måde I kan sikre jer mod fejlforsendelser på, er ved at tjekke at alle adresserne på de breve og magasiner, som I udsender, er tydelige og læsbare. Hvis posten ikke kan læse dem, når de ikke frem. Sørg derfor for, at adresserne står med store tydelige bogstaver. Det anbefales derfor heller ikke, at I selv skriver adresserne på, da I kan risikere at skriften tværer ud i vådt vejr, eller at det mærkat med adressen I har sat på, falder af.

Hos en distributionsvirksomhed kan I få dem til at trykke adresserne på, så de fremgår tydeligt og professionelt. Udsender I magasiner, som skal folieres, kan det desuden være en god idé at få en professionel til at udføre arbejdet, da adresserne dermed kan trykkes direkte på folieringen.

Få jeres opgaver klaret eksternt

Hvis I udsender breve, direct mails eller magasiner flere gange årligt, kan det anbefales at udlicitere opgaver som både databehandling, tryk af materialer, segmentering og påtryk af adresser til en distributionsvirksomhed. På den måde får I et professionelt resultat og slipper samtidig for det store arbejde med at gennemgå data og printe adresser på jeres fysiske post. Dermed kan I koncentrere jer om det indhold, I ønsker at sende ud til jeres kunder.