Sådan skal du håndtere personoplysninger i forbindelse med rekruttering

 

 

haandtering-af-personoplysninger-i-rekrutteringsprocessen

De fleste virksomheder har en stor interesse i at ansætte den rette kandidat til en ledig stilling, da fejlansættelser i mange tilfælde kan være en dyr omkostning for virksomheden. Derfor vil mange virksomheder også gerne have det bedst mulige grundlag for at tage den endelige beslutning.

For at kunne få det bedst mulige grundlag til at kunne tage den endelige beslutning om at ansætte den rette kandidat til stillingen, har de fleste virksomheder derfor også brug for at indsamle, opbevare og behandle oplysninger om en række ansøgere. Men hvilke oplysninger må du egentlig indsamle uden ansøgernes samtykke, og hvordan skal din virksomhed opbevare disse personoplysninger? Det giver vi dig svaret på.

Håndtering af personoplysninger i rekrutteringsprocessen

Når der skal ansættes en ny medarbejder i virksomheden, kan der hos mange virksomheder opstå tvivl om reglerne i forhold til indsamling, opbevaring og håndtering af ansøgernes personoplysninger. Som udgangspunkt må din virksomhed dog indsamle alle personoplysninger om ansøgerne, som de selv har angivet, og som er nødvendige for ansættelsen. Alle oplysningerne skal dog være saglige og relevante i forhold til den pågældende stilling.

Når virksomheden skal ansætte en ny medarbejder, vil virksomheden ofte modtage mange ansøgninger og CV’er fra ansøgerne, der indeholder personoplysninger som for eksempel navn, adresse, telefonnummer, e-mail og information om uddannelse og tidligere arbejdsgivere. Disse oplysninger er almindelige oplysninger, som ansøgerne selv har angivet, og derfor må din virksomhed gerne opbevare og behandle disse. Som virksomhed må du desuden også modtage ansøgninger og CV’er med almindelige oplysninger på mail, så længe der ikke er tale om personfølsomme eller fortrolige oplysninger.

Hvis du som virksomhed ønsker at indsamle mere personfølsomme oplysninger om ansøgerne, som de ikke selv har angivet, herunder for eksempel helbredsoplysninger eller oplysninger i forbindelse med kreditværdighed, skal du dog altid have specifikt samtykke til at indsamle disse af ansøgeren. For mange virksomheder kan det desuden være relevant at indhente referencer om ansøgerne fra tidligere eller nuværende arbejdsgivere. Indsamling af disse vil typisk også ske på baggrund af ansøgernes samtykke.

hr-system

Opbevar ansøgernes oplysninger i et HR system

I forbindelse med opbevaring af ansøgernes ansøgninger og CV’er skal du være opmærksom på, at personoplysninger skal opbevares forsvarligt og sikkert, samt at det kun er få udvalgte og relevante medarbejdere, der må have adgang til disse – det kan for eksempel være direktøren eller få medarbejdere i HR-afdelingen. Det kan derfor også være en god idé at opbevare ansøgninger og CV’er fra ansøgere i et HR system, hvor sikkerheden er i orden, og hvor det udelukkende er de relevante medarbejdere, der har adgang.

I HR systemet er det desuden også muligt for virksomheden at skabe overblik over jobopslag og ansøgere til de forskellige ledige stillinger, samt muligt at segmentere og udvælge de kandidater, som din virksomhed ønsker at indkalde til samtale. Dette kan gøre rekrutteringsprocessen mere overskuelig – særligt hvis din virksomhed har flere rekrutteringer om året. Samtidig kan du være sikker på, at du overholder persondataforordningen ved at opbevare ansøgernes ansøgninger og CV’er i et HR system.

Når din virksomhed har fundet den rette kandidat til stillingen, er det derudover vigtigt at huske, at alle fravalgte ansøgeres ansøgninger, CV’er, referencer og øvrige bilag skal slettes inden for 6 måneder ifølge persondataforordningen. Dette gælder uanset om disse er opbevaret i e-mails, i et HR system eller i en anden type ansøgningsbank.