Onboarding i en Coronatid: Sådan giver du nye medarbejdere en god virtuel onboarding

 

 

onboarding-af-medarbejderSelvom Coronakrisen har betydet, at nogle virksomheder har måtte hjemsende eller afskedige medarbejdere, er der dog stadig mange virksomheder, som på trods af Covid-19 vælger at ansætte nye medarbejdere.

I en Covid-19 tid, hvor de sædvanlige arbejdsgange og processer er vendt på hovedet, og hvor mange af medarbejderne i virksomheden arbejder hjemmefra, kan ansættelsen af nye medarbejdere dog give nogle udfordringer i forhold til onboardingprocessen.

For virksomheder, der har ansat nye medarbejdere lige før eller under Corona-nedlukningerne, betyder det ofte, at onboardingen af nye medarbejdere må foregå virtuelt. Herunder får du derfor gode tips til, hvordan du giver dine nye medarbejdere en god virtuel onboarding.

5 tips til en god virtuel onboarding

Da virtuel kommunikation har nogle begrænsninger, kan det være svært at vide med sikkerhed om den nye medarbejder trives. Som leder er det derfor vigtigt, at du har ekstra fokus på at skabe god kommunikation og gode arbejdsrammer for den nye medarbejder. Her giver vi dig 5 tips til en god virtuel onboardingproces.

Få medarbejderen til at føle sig velkommen

Selvom den nye medarbejder ikke kan møde fysisk op og blive taget godt imod på sin nye arbejdsplads, er det vigtigt, at du stadig får medarbejderen til at føle sig velkommen. Det kan for eksempel være at sende blomster med en lille personlig hilsen hjem til medarbejderen. Det kan være med til at få den nye medarbejder til at føle sig taget godt imod.

Skab struktur over processerne

Der er mange forskellige processer og opgaver i en onboardingproces. Derfor er det også vigtigt, at der er styr på, hvem, der har ansvaret for hvilke processer. Særligt når onboardingprocessen foregår virtuelt, er det vigtigt at få styr på, hvem der sørger for, at den nye medarbejder har det nødvendige IT-udstyr på hjemmearbejdspladsen, hvem der giver medarbejderen en introduktion til arbejdsprocesser og programmer, og hvem der følger op på den nye medarbejder.

Her kan det være en god idé at benytte et HR system til at uddelegere opgaver og ansvar til forskellige medarbejdere og samtidig bevare overblikket over den nye medarbejders onboardingproces.

medarbejdere-i-hr-system

Lav en mentorordning

For at være sikker på, at den nye medarbejder får en god introduktion og bliver sat ind i arbejdsområder og opgaver, kan det være en god idé at lave en form for mentorordning, hvor den nye medarbejder bliver tildelt en eller to mentorer. Mentorerne kan være kollegaer, som kender til arbejdsopgaverne, programmerne og lignende, og som den nye medarbejder kan komme til med spørgsmål.

Mentorerne skal sørge for at give den nye medarbejdere en større indsigt i virksomheden og bistå i forbindelse med de daglige arbejdsopgaver. Her kan det eventuelt være en idé at afholde daglige møder mellem mentorerne og den nye medarbejder, hvor mentorerne kan følge op på medarbejderens opgaver, give konstruktiv feedback og ros samt spørge ind til medarbejderen.

Følg op på medarbejderens trivsel

Når en ny medarbejder skal have onboarding på distancen er det særligt vigtigt, at du som leder sørger for løbende at følge op på den nye medarbejders trivsel i forhold til hjemmearbejdet. Her kan det være en god idé jævnligt at afholde 1:1 samtaler med den nye medarbejder de første måneder, indtil medarbejderen er faldet til.

Til samtalen bør du tale med medarbejderen om, hvordan han/hun skal strukturere og prioritere arbejdsopgaver, så opgaverne løses, men så der samtidig er tid til at holde pauser. Sørg desuden for at være synlig overfor medarbejderen og giv udtryk for, at medarbejderen kan komme til dig, hvis der er nogle problemer.

Giv plads til uformelle møder mellem medarbejderne

Når der ikke længere er den fysiske kontakt på arbejdspladsen og ved kaffemaskinen, fordi alle medarbejderne arbejder hjemmefra, kan det være svært for den nye medarbejder at komme ind på livet af kollegaerne og lære dem at kende.

Her er det derfor vigtigt, at du som leder sørger for at give plads og tid til at den nye medarbejder kan lære de andre i virksomheden at kende. Det kan være i form af uformelle videomøder, virtuel fredagsbar eller virtuelle kaffemøder, hvor medarbejderne uformelt kan snakke sammen på kryds og tværs.